Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, die oftmals auftretenden Schwierigkeiten bei der Anpassung der
Geschäftsprozesse an die automatisierten ERP-Prozesse zu meistern. Die folgenden Richtlinien geben Schritt für Schritt den Ablauf einer erfolgreichen ERP-Einführung wieder.
Die hier vorgestellten Projektschritte stellen lediglich einen groben üblichen Ablauf dar.
Wie Sie letztendlich Ihren Projektplan gestalten, sollten Sie von Ihren Projektzielen und dem ERP-Anbieter abhängig machen.
Vor der ERP-Einführung Sammeln und dokumentieren Sie alle wichtigen Geschäftsprozesse des Unternehmens.
Analysieren und gewichten Sie genau die Abläufe hinsichtlich der Funktionen einer ERP-Software.
Projektteam:
Nehmen Sie so früh wie möglich Ihre Mitarbeiter in die geplante ERP-Einführung mit. Gegen die Mitarbeiter ist eine erfolgreiche und damit gewinnbringende ERP-Implementierung unwahrscheinlich.
Benennen Sie ein geeignetes ERP-Projektteam.
Projektziele:
Skizzieren Sie alle Projektziele schriftlich und veröffentlichen Sie diese im Unternehmen.
Setzen Sie gemeinsam mit dem Projektteam realistische Ziele und Zeitpläne.
Gliedern Sie eine Prioritätenliste in sinnvolle, überschaubare Abschnitte.
ERP-Anbieter erwarten in aller Regel eine Bedarfsanalyse in Form eines Lastenheftes.
Halten Sie hier die Software-Anforderungen für die ERP-Einführung fest. Auf dieser Basis fällt es später leichter, die nötigen Funktionen und Module der ERP-Anwendung auszuwählen.
Die Projekt-Startphase:
Laden Sie ERP-Anbieter ein, um Ihnen die Funktionalität des jeweiligen ERP-Systems zu präsentieren.
Anhand des Lastenheftes kann dann das Projektteam die Programme prüfen und nach einem Ausschlussverfahren auswählen.
Verlassen Sie sich nicht auf ERP-Berater, die Ihnen ausschließlich ERP-Systeme von Anbietern empfehlen, von denen sie für die Vermittlung von Interessenten-Adressen eine Gebühr verlangen. Schauen Sie sich auch selbst auf dem Markt um.
Echtdaten:
Stellen Sie für die ERP-Einführung nachvollziebare Echtdaten zur Verfügung. Im Idealfall mittels einer Daten-Export Funktion Ihres Alt-Systems.
Der von Ihnen ausgewählte ERP-Anbieter erstellt auf Basis Ihres Lastenheftes ein Pflichtenheft.
Darin werden alle definierten Geschäftsprozesse detailliert beschrieben.
Der Start der ERP-Integration beginnt erst nach Ihrer Freigabe des Pflichtenhefts.
Projektstart:
Nach Freigabe des Pflichtenhefts erteilen Sie dem ausgewähltem ERP-Anbieter den Auftrag für die ERP-Integration.
Testphase:
Das Projektteam sollte die Stammdaten Ihres Unternehmens in einer Testumgebung (z.B. durch die Anlage eines Test-Mandanten im ERP-System) eingeben, die später in das Echt-System übernommen werden können.
Mit diesen Testdaten sollten Sie sämtliche Szenarien des Tagesgeschäfts durchspielen. Dadurch werden sich mögliche Hürden herausstellen, die noch behoben werden müssen.
Rechtzeitig vor dem Echtbetrieb werden alle Unternehmensdaten in das neue ERP-System importiert.
Alle noch nicht erfassten Benutzer werden angelegt und das Berechtigungskonzept wird festgelegt.
Mit der Umschaltung in den Echtbetrieb läuft die neue ERP-Software unter Volllast. Alle im ERP-System erfassten Benutzer haben nun Zugriff auf die für sie freigegebenen Programm-Module.
Jetzt stellt sich schnell heraus, ob das Projekt-Management erfolgreich war.
Erwarten Sie nicht nach dem Echtstart eine völlig reibungslose Gewöhnungsphase.
Beginnen Sie möglichst bald nach der System-Umstellung weitere Mitarbeiter zu schulen.
Je schneller alle Mitarbeiter in der kritischen Phase geschult werden, umso schneller kann das ganze Potenzial der ERP-Anwendung ausgeschöpft werden.
Schon bald nach der ERP System-Umstellung stellen sich etwa noch fehlende oder anzupassende Auswertungen heraus. Beauftragen Sie Ihre Mitarbeiter, sich mit den zahlreichen Listen und Statistiken zu beschäftigen.